Quelques rappels sur l’audit de surveillance Qualiopi !

Certains organismes de formation peuvent avoir tendance à relâcher la pression, après l’obtention de leur certification Qualiopi. Pourtant, Qualiopi ne s’arrête pas là. En effet, entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de Qualiopi vous devrez vous soumettre à un audit de surveillance. De quoi s’agit-il ? Comment s’y préparer ? Insyst vous dit tout dans cet article !

Rappel : Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

Plus qu’une simple certification, Qualiopi est un mode d’organisation dynamique à maintenir après l’obtention du label. C’est dans ce cadre que l’audit de surveillance Qualiopi intervient. Inscrit dans les textes relatifs au Référentiel National Qualité (RNQ) comme une étape majeure de la démarche qualité, cet audit est primordial pour conserver sa certification. Ainsi, l’audit de surveillance Qualiopi permet de vérifier que tous les indicateurs du RNQ sont toujours respectés.

Quel est le rôle de l’audit de surveillance ?

L’objectif premier de l’audit de surveillance, aussi appelé audit de suivi, est de vérifier si l’organisme de formation a su maintenir, faire évoluer les process déclarés lors de l’audit initial. Contrairement à l’audit initial où l’on prêtait attention aux moyens mis en œuvre, l’audit de suivi vérifie les résultats obtenus par les moyens mis en œuvre. Et pour cause,  l’audit de surveillance permet de vérifier que le fonctionnement de votre organisme est le plus optimal possible et qu’il répond aux divers indicateurs du Référentiel National Qualité. Ainsi, audit après audit, vous prendrez l’habitude de planifier et d’exécuter vos actions, de vérifier les résultats et de corriger les éventuelles erreurs.

Quand et comment se déroule l’audit de suivi ?

L’audit de surveillance est en principe réalisé à distance, mais doit être réalisé sur site si votre audit initial a été réalisé à distance avant le 1er janvier 2022, à cause du Covid notamment.

Selon les textes de référence, l’audit de surveillance se déroule entre le 14ème et le 22ème mois après l’obtention de votre certification Qualiopi. Pour les certifications obtenues avant le 1er janvier 2021, l’audit de suivi Qualiopi est réalisé entre le 14ème et le 28ème mois.

Sur quoi l’organisme de formation est questionné lors de l’audit de surveillance ?

Puisque l’audit de surveillance permet de vérifier que l’organisme de formation respecte toujours le référentiel Qualiopi, l’ensemble des indicateurs du RNQ sont auditionnés. Une attention particulière sera tout de même prêtée aux non-conformités que l’auditeur avait relevées durant l’audit initial. L’objectif étant de voir quels moyens ont été mis en place pour répondre à ses non-conformités et quels ont été les résultats obtenus. Votre auditeur vérifiera que :

• Le périmètre initialement certifié est toujours le même : actions de développement des compétences proposées, changement organisationnels éventuels au sein de l’organisme…
• Vous associez la bonne catégorie d’action sur le logo Qualiopi à savoir : actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de valider des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage.
• Vous avez entamé une démarche d’amélioration continue. Pour cela, il faudra démontrer que vous exploitez les enquêtes de satisfaction et que vous prenez en compte les appréciations recueillies.

Comment ça se passe en cas de non-conformité ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’audit de surveillance n’est pas une sanction. En cas de non-conformité, les règles sont les mêmes que lors de l’audit initial :

• Pour les non-conformités mineures, un plan d’action doit être mis en place dans un délai de 6 mois,
• Pour les non-conformités majeures, elles doivent être résolus dans les 3 mois.

Si les mesures correctives analysées ne sont pas concluantes, la certification Qualiopi peut être suspendue ou retirée.

Comment se préparer à l’audit de surveillance Qualiopi ?

Parce qu’il n’est pas toujours évident de se préparer seul à l’audit de surveillance Qualiopi, Insyst vous propose une prestation “Audit de surveillance”. Faites-vous accompagner dans la préparation de votre audit de suivi pour garantir sa réussite. Grâce à notre accompagnement complet et 100% personnalisé, nous vous aidons à préparer votre audit de surveillance en toute sérénité, sans stress.

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