Formation : Assurer la Gestion Administrative d’un Organisme de Formation*
Nouveau : un module pour intégrer l’IA à vos pratiques
Cette formation 100 % en distanciel vous permettra d’acquérir les compétences nécessaires pour assurer la gestion administrative, réglementaire et qualité d’un organisme de formation, tout en intégrant l’usage opérationnel et sécurisé de l’intelligence artificielle au service de la conformité, de la traçabilité et de l’optimisation des processus.
Formation certifiante et éligible au CPF
* en partenariat
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Formation : Gestion administrative d’un organisme de formation*
Quels sont les objectifs de la formation et les compétences visées ?
A l’issue de la formation, vous serez capable de :
Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d’être en conformité avec ces obligations
Réaliser le suivi des indicateurs QUALIOPI et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d’offrir un service conforme aux exigences de la norme QUALIOPI
Assurer une publication de l’offre de formation sur les outils numériques disponibles (EDOF, CARIF OREF, KAIROS…), en respectant les règles de communication des différents supports, en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d’accéder à l’information sur différents supports
Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d’accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes.
Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d’établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation
Organiser la tenue du dossier candidat et de l’action de formation de l’entrée en formation jusqu’à la clôture de l’action, afin d’assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents, en s’appuyant notamment sur les outils numériques.
Intégrer les principes de la RSE notamment liés à la sécurité et à la qualité de vie au travail, en participant à l’élaboration et à la mise en œuvre des actions RSE spécifiques obligatoires à la formation, en diffusant les supports de sensibilisation sur les pratiques écoresponsables (accueil, déplacements, fournitures, outils numériques) et en exerçant une veille, afin de garantir une conformité réglementaire, et préserver la santé, la sécurité et le bien-être au travail de toutes les parties prenantes.
Mobiliser les outils d’intelligence artificielle pour concevoir, analyser, optimiser et documenter les processus et supports administratifs de la formation, en formulant et explicitant la démarche des prompts adaptés et en évaluant, dans un esprit critique, la qualité, la cohérence, la précision et la conformité des productions IA au regard de la demande initiale et des exigences réglementaires et environnementale, tout en explicitant la démarche (prompt utilisé, capture, justification), dans une logique d’amélioration continue et de transparence.
Le contenu pédagogique
Cadre légal de la formation professionnelle :
Cadre légal de la formation professionnelle : rôles et exigences de la DREETS, de la DGCCRF, du Code du travail et du Code de la consommation pour un OF.
Principes opérationnels du RGPD appliqués à la gestion administrative :
Principes opérationnels du RGPD appliqués à la gestion administrative : base légale, registre de traitement, minimisation des données, mentions d’information, consentement, droits des personnes, conservation et sécurisation des données.
Décomposition détaillée de chaque pièce constitutive du dossier
Décomposition détaillée de chaque pièce constitutive du dossier (programme, convention, contrat, CGV, règlement intérieur, émargement, certificat, document RGPD) et construction de modèles types prêts à l’emploi.
Méthodologie de conception, validation et mise à jour des procédures internes
Méthodologie de conception, validation et mise à jour des procédures internes (cartographie, fiches procédure, logigrammes, gestion de versions).
Organisation pratique de la collecte d’informations
Organisation pratique de la collecte d’informations « strictement nécessaires » et articulation avec les formulaires utilisés (papier / numérique).
Méthodologie de veille réglementaire et documentaire :
Méthodologie de veille réglementaire et documentaire : sélection de sources fiables, outils de veille, planification des revues, formalisation de la veille et des actions de mise en conformité.
A qui est destinée cette formation ?
- Salarié ou demandeur d’emploi, désirant travailler dans un organisme de formation privé ou des entreprises bénéficiant d’un service formation.
- Assistante administrative et comptable
- Formateur indépendant
- Coordinateur pédagogique
- Directeur d’Établissement d’Enseignement Supérieur & formation continue
- Responsable centre de Formation
Quels sont les pré-requis pour cette formation ?
- Être titulaire d’un diplôme dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat, assistanat PME et/ou une expérience de 2 ans sur un poste administratif ;
- Maîtriser les outils Pack Office ;
- Maîtriser les outils de recherches sur Internet
- Avoir un premier niveau de connaissances de l’organisation et de l’environnement d’un organisme de formation.
Quels sont les modalités et délais d’accès à la formation ?
- Admission : entretien avec notre conseillère formation afin de valider l’adéquation du contenu de la formation avec vos attentes
- Vérification de la complétude des prérequis (CV actualisé)
- Inscription à réaliser 5 jours minimum avant le démarrage de la formation.
➔ 15 jours pour un financement via le CPF
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Nos conseillers se tiennent à votre disposition pour échanger sur votre projet
Quels sont les moyens pédagogiques et techniques d’encadrement des formations ?
Concernant les modalités pédagogiques
La formation déroule sur une période de 2 mois.
Le e-learning est mis à disposition 2 semaines avant la première session en visio synchrone.
Les 20h de visio synchrones sont réparties sur 4 jours (9h-12h et 13h-15h).
Référent pédagogique et formateur :
Chaque formation est sous la responsabilité du directeur pédagogique de l’organisme de formation ; le bon déroulement est assuré par le formateur désigné par l’organisme de formation.
En séquences asynchrones :
Assistance technique et pédagogique disponible (coordonnées dans le livret d’accueil)
Les activités à réaliser à distance ainsi que leur durée approximative sont présentées directement par le formateur au cours de la formation.
Concernant les moyens pédagogiques
Cours magistraux en distanciel synchrone
Ateliers pratiques (distanciel asynchrone).
E-learning
Outils digitaux interactifs (quizz, IA génératives...)
Supports numériques
Encadrement des activités asynchrones.
CERTIFICATION
Cette formation est inscrite au registre des compétences et habilitation auprès de France Compétences sous le n° RS7621 depuis le 26/06/2026
Date d’échéance 26/12/2029
Organisme Certificateur : Formités
A l’issue de la formation, le stagiaire s’engage à passer l’examen préparant à la certification.
Modalités d’évaluation : L’ensemble des compétences est évalué autour de trois épreuves : Un mois après la sortie de formation, le candidat restitue sur la plateforme de formation dédiée, un rapport complet reprenant les éléments nécessaires à la preuve de la mise en place de procédures et de suivi de l’activité administrative d’un organisme de formation. Si le candidat est en emploi dans un organisme de formation, le dossier sera bâti sur la base de celui-ci. Si le candidat n’est pas en emploi, un organisme de formation fictif lui sera proposé par FORMITES, afin de réaliser la totalité des livrables dans le contexte imposé. Ce dossier est envoyé au jury pour lecture préalable à la session de validation 8 jours avant l’examen.
Le candidat présente son dossier à l’oral en justifiant ses choix stratégiques – Durée : 15minutes
A l’issue de la présentation, un entretien technique est mené par le jury, à partir d’un guide de questions. Durée : 15 minutes
Processus de candidature : afin de s’inscrire à la certification, le candidat devra transmettre son dossier de candidature accompagné d’un CV à jour.
Durée et tarifs !
83H dont 20H synchrones + 63H de TPAA (travaux pratiques en autonomie accompagnée) validées par la remise du dossier du candidat.
- Formation inter entreprise : 1 375 € HT (TVA 20%)
- Financement possible : CPF, OPCO
- Formation intra entreprise : nous consulter
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