Externalisation de la gestion administrative de votre organisme de formation
Moins d’administratif. Plus de visibilité. Vous gardez la maîtrise.
InSyst prend en charge tout ou partie de la gestion administrative de vos formations : sessions, dossiers financeurs et formations certifiantes.
Vous déléguez l’exécution et le suivi. Vous gardez la visibilité et le contrôle de votre activité.
Téléchargez notre plaquette en remplissant le formulaire ici !
Externalisation de la gestion administrative de votre organisme de formation
Votre activité se développe. Votre administratif doit suivre
Vos sessions se multiplient ?
Les dossiers OPCO, France Travail ou CPF prennent de plus en plus de temps ?
Vos équipes passent trop de temps à relancer des pièces, suivre des statuts ou clôturer des dossiers ?
Vous n’avez pas forcément besoin de recruter.
Vous avez surtout besoin que les opérations soient traitées correctement, au bon moment et avec une visibilité claire.
InSyst peut prendre en charge tout ou partie de votre administratif formation, ponctuellement ou de façon récurrente.
Vous gagnez du temps sans perdre la maîtrise de votre activité.
À qui s’adresse cet accompagnement ?
Cette prestation est faite pour vous si…
Vous êtes un organisme de formation et :
- votre gestion administrative devient difficile à absorber ;
- vous avez ponctuellement des sessions ou dossiers financeurs à déléguer ;
- votre activité augmente sans justifier immédiatement un recrutement ;
- vous gérez plusieurs financeurs ;
- vos volumes deviennent réguliers ;
- vous organisez des formations certifiantes nécessitant une coordination administrative.
De quelques opérations ponctuelles à plusieurs dizaines ou centaines de dossiers : le dispositif s’adapte à votre activité.
Que pouvez-vous externaliser ?
1. Gestion de vos sessions de formation
Intra, inter ou parcours longs :
- préparation des documents ;
- inscriptions ;
- convocations et relances ;
- suivi des documents de réalisation ;
- facturation standard ;
- clôture administrative.
2. Gestion administrative de vos dossiers financeurs
OPCO, France Travail, CPF / EDOF
- contrôle des informations et justificatifs ;
- constitution et suivi du dossier ;
- facturation ;
- suivi des statuts ;
- relances administratives.
3. Gestion administrative des formations certifiantes
- coordination des sessions d’évaluation ou jurys ;
- convocations et pièces nécessaires ;
- gestion administrative des candidats ;
- échanges avec le certificateur ;
- suivi des résultats ;
- archivage.
Financement et certification sont deux prestations distinctes : vous pouvez nous confier l’une, l’autre ou les deux.
Comment fonctionne l'exyernalisation avec Insyst ?
Nous cadrons votre besoin
Volumes, formats, financeurs, outils, délais et responsabilités.
Nous mettons le dispositif en place
Accès, modèles, procédures, règles de validation et tableau de suivi.
Nous traitons les opérations
InSyst réalise les tâches confiées et identifie les informations manquantes ou anomalies.
Vous suivez l’avancement
Dossiers en cours, pièces manquantes, opérations terminées et points de blocage restent visibles.
Le dispositif évolue avec votre activité
Volumes, financeurs ou périmètre peuvent évoluer : l’organisation s’adapte.
Vous ne déléguez pas le contrôle. Vous déléguez l’exécution et le suivi.
Les opérations sont réalisées dans le périmètre convenu, à partir des informations, accès et validations nécessaires fournis par l’organisme de formation. Celui-ci reste responsable des décisions et obligations qui engagent sa structure.
Vous payez ce que vous nous confiez.
|
Prestation |
Tarif HT |
|
Cadrage initial avec CRM opérationnel |
À partir de 690 € |
|
Session intra — jusqu’à 12 participants |
290 € |
|
Session inter — jusqu’à 10 participants |
440 € |
|
Parcours long |
À partir de 1 450 € |
|
Dossier OPCO — gestion complète |
75 € / dossier |
|
Dossier France Travail — gestion complète |
85 € / dossier |
|
Dossier CPF / EDOF — gestion administrative |
105 € / dossier |
|
Coordination session certifiante / jury |
290 € / session |
|
Gestion administrative des candidats |
+ 35 € / candidat |
Tarifs HT applicables à un périmètre standard défini lors du cadrage. Toute opération spécifique ou hors périmètre fait l’objet d’une validation préalable.
Quelques dossiers ou sessions à déléguer ?
Choisissez la prestation à l’acte.
Pas d’abonnement mensuel : vous nous confiez uniquement les opérations dont vous avez besoin.
Vos volumes deviennent réguliers ?
Lorsque les flux deviennent importants ou qu’une continuité de service est nécessaire, InSyst construit avec vous un dispositif récurrent adapté à votre organisation.
Il peut comprendre :
- référent identifié ;
- capacité de traitement réservée ;
- forfait de coordination ;
- prix dégressifs selon le volume ;
- reporting régulier.
À partir d’environ 50 dossiers par mois, notre offre prévoit l’étude d’une formule de partenariat récurrent.
Pourquoi choisir InSyst ?
- Une expertise spécialisée formation : Notre équipe connaît le fonctionnement des organismes de formation, les financeurs et les plateformes du secteur.
- Un périmètre défini dès le départ : Vous savez ce qu’InSyst prend en charge et ce qui reste sous votre responsabilité.
- Des opérations tracées : Accès, dossiers, pièces manquantes et opérations réalisées restent suivis.
- Une organisation flexible : Le dispositif peut évoluer avec vos volumes et vos besoins.
- Un interlocuteur identifié : Vous savez qui pilote les opérations confiées.
Externaliser ne signifie pas perdre la main.
Questions fréquentes sur la gestion administrative de votre centre de formation
Quelles tâches administratives peut-on externaliser dans un organisme de formation ?
Vous pouvez déléguer tout ou partie de la gestion de vos sessions, de vos dossiers financeurs et de vos formations certifiantes : inscriptions, convocations, suivi des pièces, facturation, relances, suivi OPCO, France Travail, CPF/EDOF ou coordination administrative des jurys.
Peut-on externaliser uniquement certains dossiers OPCO ou CPF ?
Oui. L’offre peut être ponctuelle et porter uniquement sur les dossiers confiés.
Faut-il externaliser toute sa gestion administrative ?
Non. Vous choisissez le périmètre à déléguer. InSyst peut intervenir sur quelques opérations ponctuelles comme sur un volume récurrent plus important.
Comment fonctionne l’externalisation administrative avec InSyst ?
Nous cadrons vos besoins, mettons en place le dispositif, traitons les opérations, suivons l’avancement avec vous et ajustons l’organisation si votre activité évolue.
Combien coûte l’externalisation de la gestion administrative d’un organisme de formation ?
Les tarifs dépendent du type d’opération confiée. Pour les besoins ponctuels, la tarification se fait à l’acte ou au dossier. Pour les volumes réguliers, une formule adaptée peut être étudiée.
Les défis de la gestion administrative dans le secteur de la formation professionnelle en France !
La France est connue pour ses lourdes procédures administratives et le secteur de la formation professionnelle n’y échappe pas.
Gérer un organisme de formation en termes de procédures administratives n’est pas une mince affaire.
Depuis toujours, le marché de la formation continue est soumis à des réglementations strictes qui nécessitent une attention particulière pour rester en conformité.
En effet, la qualité des formations est rapidement devenue une priorité.
Ne laissez pas la lourdeur administrative entraver votre croissance.
Faites confiance à InSyst pour alléger votre charge administrative et optimiser votre activité !
Les prestataires de la formation professionnelle se retrouvent souvent confrontés à une lourdeur administrative qui peut entraver leur productivité et leur croissance. La préparation et la gestion des dossiers clients, avec toutes les informations requises, peuvent être laborieuses et chronophages.
En effet, tous les organismes et centres de formation doivent respecter et fournir un certain nombre de documents à leurs stagiaires. Une bonne gestion administrative demande beaucoup de temps et de ressources humaines, comme par exemple le recrutement d’une assistante administrative.
Ce n’est pas tout, l’archivage et le suivi des documents administratifs (contrats, factures et justificatifs…) peuvent également devenir un véritable défi logistique.
Heureusement, il existe des solutions pour simplifier cette gestion, alléger votre charge administrative et optimiser votre activité : externaliser les tâches fastidieuses et chronophages sans valeur ajoutée !
Externalisation de la gestion administrative : La solution pour simplifier votre quotidien !
Recueillir les éléments administratifs auprès des clients, rédiger les conventions de formation, effectuer les demandes de financement OPCO, sécuriser les paiements, archiver les dossiers de formation…Bref, la gestion administrative de votre organisme de formation vous prend beaucoup trop de temps ?
Externalisez vos services administratifs à un cabinet de conseil spécialisé dans le secteur de la formation pour vous concentrer sur votre cœur de métier et sur le développement commercial de votre activité de formation !
Parce que “le temps c’est de l’argent”, sous-traiter vos tâches chronophages vous permettra de vous concentrer sur l’acquisition de nouveaux clients ou la fidélisation de vos clients actuels.
Gagnez en productivité et réduisez le risque d’erreur en nous confiant vos dossiers formation-clients, InSyst vous assure une gestion conforme et rigoureuse. En confiant votre gestion administrative à nos experts, vous bénéficiez d’une assurance quant à la confidentialité et à la sécurité de vos données.
Vous l’aurez compris, en externalisant la gestion administrative de votre organisme de formation, vous pouvez simplifier votre quotidien, vous conformer aux réglementations, réduire les erreurs et vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : offrir des formations de qualité.
Allégez le fardeau administratif de votre organisme de formation!
InSyst s’occupe du montage de vos dossiers clients et de l’archivage !
Quelles missions administratives externaliser pour optimiser votre activité de formation ?
Entre les interactions avec les financeurs tels que les OPCO, les demandes de prise en charge, les relances pour le paiement, et les obligations de documentation lors de contrôles, il est facile de perdre du temps qui pourrait être mieux utilisé pour améliorer la qualité des formations et développer votre activité commerciale.
Lorsque vous souhaitez optimiser les budgets formation de vos clients, il est essentiel d’interagir directement avec les financeurs, notamment les OPCO (ex OPCA).
Laissez InSyst s’occuper des demandes de prise en charge de vos clients, en communiquant directement avec les financeurs pour instruction, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la prestation de formation elle-même.
Dans le cas où vous optez pour la subrogation de paiement, il est souvent nécessaire de procéder à la demande de paiement auprès des financeurs et de les relancer plusieurs fois avant de recevoir le financement.
Cette tâche administrative fastidieuse peut être déléguée à InSyst. Nous nous chargeons de toutes les démarches liées au paiement, vous épargnant ainsi les relances répétitives et vous assurant un flux de trésorerie plus stable.
Les contrôles de la DREETS (ex DIRECCTE) ou des OPCO nécessitent de prouver que vous appliquez une procédure qualitative pour chaque formation dispensée.
Vous devez également fournir un certain nombre de documents obligatoires tels que des conventions, des contrats de formation, des programmes de formation, des feuilles d’émargement, des attestations de fin de stage ou encore des évaluations des compétences des stagiaires.
InSyst prend en charge la préparation et la gestion de ces documents, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l’essentiel.
Entre les tâches complexes telles que le montage de dossiers clients, l’archivage des documents et la conformité réglementaire, il est facile de se sentir submergé.
Énergivores et chronophages, ces missions vous font perdre un temps précieux que vous pourriez investir dans la qualité de vos formations, dans le suivi de vos stagiaires ou même dans le développement commercial de votre activité !
La solution ? Externaliser ces missions administratives pour vous dégager du temps tout en répondant aux obligations du marché de la formation continue !
L'accompagnement dans l’externalisation de votre gestion administrative !
InSyst a développé pour vous une prestation complète et sur-mesure afin de vous accompagner efficacement dans la gestion administrative de vos formations. Pour cela, notre forfait externalisation de vos dossiers formation-clients comprend :
Dans un premier temps, nous réalisons avec vous une analyse de votre activité afin d’évaluer ensemble les possibilités d’externalisation et d’optimisation de votre gestion administrative.
Ce diagnostic nous permettra de réaliser une étude et une estimation des budgets formation mobilisables pour la formation de vos clients.
Une fois le diagnostic de votre activité réalisé, nous vous proposons un plan d’action personnalisé avec une présentation des différentes étapes de votre organisation et des moyens que nous mettons à disposition de votre organisme de formation.
En fonction de vos besoins et tout au long du développement de votre activité, nous pourrons :
- Prendre contact avec vos clients en « marque blanche »,
- Recueillir toutes les informations et éléments administratifs nécessaires à la demande de prise en charge auprès de vos clients,
- Mettre en place des conventions de formation,
- Effectuer le montage des éventuelles demandes de financement OPCO pour vos clients,
- Prendre contact avec les financeurs, OPCO notamment, pour faciliter les demandes de financement de formation,
- Réaliser les demandes de financement pour vos clients,
- Sécuriser les paiements/remboursements auprès des clients et des financeurs,
- Centraliser, organiser, classer vos dossiers formations pour mettre en place et archiver tous vos documents administratifs conformément à la réglementation (conventions, contrats de formation, CGV, convocations, règlement intérieur, états de présence, questionnaires de satisfaction, attestations de fin de formation…)
Notre accompagnement pour l’externalisation de votre gestion administrative touche à sa fin.
Un dernier entretien téléphonique avec un expert en formation continue est réalisé pour clôturer votre accompagnement et vous permettre d’échanger concernant la suite de vos démarches.
N’hésitez pas à nous faire part de vos besoins de conseils et d’accompagnement dans le développement de votre organisme de formation !
Les avantages de déléguer votre gestion administrative à InSyst !
La gestion administrative peut être une charge lourde pour les dirigeants d’organismes de formation.
Heureusement, il existe une solution : externaliser votre gestion administrative à une équipe d’experts telle qu’InSyst :
Grâce à notre connaissance approfondie du secteur de la formation, notre équipe se tient constamment informée des réglementations en vigueur.
Nous vous garantissons ainsi une gestion administrative conforme aux exigences légales.
En déléguant les procédures administratives à InSyst, vous libérez du temps précieux pour vous concentrer sur les aspects stratégiques et opérationnels de votre organisme de formation.
Vous n’avez plus à vous soucier des tâches fastidieuses et chronophages liées à la gestion administrative, nous nous en occupons pour vous !
L’expertise d’InSyst vous garantit une gestion administrative précise et rigoureuse, minimisant ainsi les erreurs potentielles qui pourraient impacter votre activité.
La gestion administrative implique souvent la manipulation de données sensibles telles que les informations personnelles des clients et les documents confidentiels.
InSyst garantit la confidentialité et la sécurité de vos données, mettant en place des mesures rigoureuses pour protéger vos informations.
Chez InSyst, nous comprenons que chaque organisme de formation est unique. C’est pourquoi nous offrons des services personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques.
Vous bénéficiez d’une approche sur-mesure qui répond à vos attentes pour optimiser votre activité de formation !
En externalisant votre gestion administrative, vous bénéficiez d’une équipe dédiée qui se consacre entièrement à la gestion de vos procédures administratives.
Cela permet d’optimiser les processus, d’accélérer les délais et d’améliorer globalement l’efficacité de votre organisme de formation.
Externalisez votre gestion administrative
Contactez InSyst dès maintenant pour découvrir comment nous pouvons simplifier votre gestion administrative !
Nos dernières actualités sur la gestion administrative
-
Comment ouvrir un centre de formation agréé en 2025 ?
21 septembre 2025
