Actualités Qualiopi : Les premiers audits de renouvellement !

Voici plus de trois ans que la certification Qualiopi est apparue dans le secteur de la formation professionnelle. Les premiers organismes de formation à s’être certifiés sont donc confrontés aux audits de renouvellement pour conserver leur label. Zoom sur les audits de renouvellement Qualiopi !

Rappel : Qu’est-ce qu’un audit de renouvellement ?

Après l’audit initial et l’audit de surveillance, vient le moment de renouveler votre certification Qualiopi pour une durée de 3 ans supplémentaires. En effet, trois ans après l’obtention de votre label qualité, vous devez impérativement passer l’audit de renouvellement pour continuer à bénéficier des avantages de Qualiopi. Comme l’indiquent les textes réglementaires, “le renouvellement de la certification suppose la réalisation d’un audit de renouvellement sur place avant la date d’échéance du certificat”. Autrement dit, cet audit doit obligatoirement avoir lieu avant la date d’échéance de votre certificat Qualiopi et se dérouler sur place, c’est-à-dire en présentiel, même si vous ne disposez pas de  site physique pour vos actions.

Comment renouveler son certificat Qualiopi ?

Vous arrivez bientôt au terme des 3 ans de votre certification ? Nous vous conseillons de prendre contact avec votre organisme certificateur 6 mois avant la fin de validité de votre certificat pour réaliser votre audit de renouvellement en présentiel. Durant ce rendez-vous, l’auditeur va avant tout vérifier quelles sont les actions entreprises pour traiter les non-conformités, s’il en avait précédemment soulevé. Le certificateur prend la décision de renouveler ou non votre certificat avant la date d’expiration de votre Qualiopi actuel. En cas de décision favorable, l’organisme certificateur émet un nouveau certificat qui prendra effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat pour assurer la continuité de votre label qualité. Le cycle Qualiopi s’enchaîne de nouveau avec la réalisation de l’audit de surveillance entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de votre nouveau certificat. Et ainsi de suite.

Vous faites partie des organismes de formation certifiés avant le 1er janvier 2021 ? Nous vous rappelons que votre Qualiopi est donc valable 4 ans.

Comment se passe les audits de renouvellement Qualiopi ?

L’audit de renouvellement se déroule exactement comme l’audit initial. Réalisé en présentiel, cet audit a pour objectif de vérifier le respect et l’application correcte des exigences que l’on retrouve dans le Référentiel National Qualité. Au niveau de la durée, l’audit de renouvellement dure autant que l’audit initial. 

L’arrêté publié au Journal officiel du 8 juin 2023 apporte quelques précisions concernant le traitement des non-conformités. En cas de non-conformité majeure relevée durant l’audit de surveillance ou l’audit de renouvellement, vous devrez mettre en place des actions correctives dans les 3 mois. Le certificateur aura alors 3 mois supplémentaires pour vérifier l’efficacité de vos actions correctives.

Les avantages des audits de renouvellement Qualiopi ! 

En plus de renouveler votre certification Qualiopi pour une durée de 3 ans supplémentaires, l’audit de renouvellement est l’occasion parfaite pour demander une extension de catégorie. Autrement dit, si vous souhaitez ajouter une ou plusieurs nouvelles catégories d’action à votre certification Qualiopi à tout moment du cycle, vous devez passer par la réalisation d’un audit d’extension. Mais si cette extension arrive au même moment que l’audit de renouvellement, vous pouvez en profiter pour intégrer une ou plusieurs nouvelles catégories à ce moment-là. Aucun autre audit ne sera à prévoir et donc aucune facturation supplémentaire. A noter tout de même que la durée de l’audit de renouvellement sera recalculée si vous souhaitez demander une extension à ce moment.

Pour quelques raisons que ce soit, vous n’avez pas apprécié les échanges avec votre certificateur ? Autre avantage de l’audit de renouvellement : vous pouvez changer d’organisme certificateur. Bénéficiez ainsi de prestations plus avantageuses que ce soit au niveau des services ou des tarifs. Pour cela, rien de plus simple. Pensez à vous y prendre à l’avance pour changer de certificateur avant la fin du cycle en cours. Il vous suffit de prendre contact avec le nouvel organisme certificateur pour lui expliquer votre situation. Vous devrez lui fournir une déclaration sur l’honneur indiquant la date d’expiration de votre Qualiopi actuel. Généralement, le nouveau certificateur s’occupe de récupérer vos documents (certificat précédent, liste des non-conformités, plan d’actions correctives…) auprès de l’ancien organisme.