Zoom sur l’audit de renouvellement Qualiopi !

Depuis son avènement, la certification Qualiopi est devenue un incontournable pour les organismes de formation qui souhaitent accéder aux financements publics. Cependant, obtenir cette certification n’est que le début d’un processus qui s’inscrit dans la durée. Après l’audit initial et l’audit de surveillance, l’audit de renouvellement marque la dernière étape du cycle de certification de 3 ans. Dans cet article, nous allons explorer en détail l’audit de renouvellement Qualiopi : en quoi il consiste, comment se préparer, et quelles sont les meilleures pratiques pour le réussir.

Comprendre l’audit de renouvellement Qualiopi

L’audit de renouvellement est une étape importante pour tout organisme de formation certifié Qualiopi. Il intervient généralement au plus tard entre le 22e et le 23e mois après l’audit initial, juste avant la fin du cycle de 3 ans de certification. L’objectif principal de cet audit est de vérifier que l’organisme continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et qu’il a su maintenir ses bonnes pratiques tout au long de la période de certification.

Cet audit est essentiel pour assurer la continuité de la certification Qualiopi, permettant ainsi à l’organisme de formation de prolonger sa certification pour 3 années supplémentaires. Il s’agit de s’assurer que l’organisme a non seulement respecté les critères du RNQ depuis l’audit initial, mais qu’il a également su évoluer et s’améliorer en continu.

Les différences entre les audits Qualiopi

Pour bien comprendre l’audit de renouvellement, il est important de le situer par rapport aux deux autres types d’audits : l’audit initial et l’audit de surveillance.

• L’audit initial : Cet audit est réalisé lors de la première demande de certification. Il s’agit d’un examen approfondi de l’ensemble des processus de l’organisme de formation, pour vérifier leur conformité avec le RNQ.
  
• L’audit de surveillance : Celui-ci intervient environ 18 mois après l’audit initial. Il est généralement plus léger, et vise à s’assurer que l’organisme a maintenu ses bonnes pratiques depuis l’obtention de la certification, sans repasser en revue l’intégralité des critères.
  
• L’audit de renouvellement : Cet audit, bien que similaire à l’audit initial en termes de portée, a pour but de valider que l’organisme a su maintenir et améliorer ses pratiques sur le long terme. Contrairement à l’audit de surveillance, il passe en revue l’ensemble des indicateurs applicables du RNQ, exactement comme lors de l’audit initial.

Quand réaliser l’audit de renouvellement ?

La planification de l’audit de renouvellement est une étape stratégique. Selon la réglementation, cet audit doit être réalisé avant l’expiration du certificat actuel. Cependant, en cas de détection de non-conformités majeures, l’organisme dispose de 3 mois pour les corriger, tandis que le certificateur a ensuite un mois pour valider les corrections et renouveler la certification.

Pour éviter tout stress inutile et garantir le bon déroulement du processus, nous vous recommandons fortement de planifier l’audit de renouvellement au moins 4 à 5 mois avant l’expiration de votre certificat. Cela vous laisse suffisamment de temps pour traiter d’éventuels écarts et lever les non-conformités avant la date limite.

Où se déroule l’audit de renouvellement ?

Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, tous les audits de renouvellement doivent impérativement se dérouler sur site, dans les locaux de l’organisme de formation. Cela signifie que même si vous réalisez vos formations à distance ou si vous ne disposez pas de locaux fixes, vous devrez convenir d’un lieu de rendez-vous avec l’auditeur, par exemple à votre domicile ou dans un espace de travail temporaire.

Comment se passe l’audit de renouvellement Qualiopi ?

La durée de l’audit de renouvellement est équivalente à celle de l’audit initial et dépend de plusieurs facteurs :

1. Le chiffre d’affaires généré par l’organisme : Plus votre organisme est grand et génère de revenus, plus l’audit est susceptible de durer longtemps.
   
2. Le nombre de catégories d’actions de formation : Si votre organisme propose plusieurs types de formations (par exemple, formations en présentiel, à distance, en situation de travail…), chacune de ces catégories sera auditée, ce qui peut allonger la durée de l’audit.
   
3. Le nombre de sites à auditer : Si votre organisme opère sur plusieurs sites, l’audit devra couvrir l’ensemble de ces sites, augmentant ainsi la durée totale.

Comment bien se préparer à l’audit de renouvellement ?

La clé du succès pour l’audit de renouvellement réside dans une préparation minutieuse et anticipée. Voici quelques étapes à suivre pour vous assurer que votre organisme est prêt le jour J :

1. Revoyez vos processus et documentations : Assurez-vous que toutes les procédures internes sont conformes aux exigences du RNQ. Vérifiez également que la documentation est complète, à jour et bien organisée. Les preuves de votre démarche d’amélioration continue doivent être prêtes à être présentées à l’auditeur.
   
2. Réalisez un audit blanc : Cet exercice est fortement recommandé pour identifier les faiblesses potentielles avant l’audit officiel. Un audit blanc permet de simuler les conditions réelles de l’audit de renouvellement, en passant en revue tous les critères du RNQ. Cela vous aidera à corriger les points faibles avant le passage de l’auditeur.
   
3. Organisez les éléments de preuve : La gestion des preuves est une composante essentielle de l’audit. Utilisez un système de gestion documentaire, tel que Google Drive, pour classer vos éléments de preuve par indicateur. Cette organisation non seulement facilite le travail de l’auditeur, mais vous permet également de répondre rapidement et efficacement à ses demandes.
   
4. Anticipez et déclarez les changements majeurs : Si vous avez apporté des modifications importantes à votre organisme (par exemple, de nouveaux locaux, de nouvelles formations, ou le recours à la sous-traitance), assurez-vous que ces changements sont bien documentés et conformes au RNQ. L’auditeur vérifiera que ces évolutions respectent les critères de qualité.

InSyst vous accompagne d’ailleurs lors de cette étape cruciale pour être sûr de conserver votre label Qualiopi pour 3 années de plus !

Que se passe-t-il après l’audit ?

Si votre audit de renouvellement est couronné de succès, vous recevrez un nouveau certificat Qualiopi valable pour une période de 3 ans. Cependant, il est important de ne pas relâcher vos efforts. La certification Qualiopi doit être perçue non pas comme une simple formalité administrative, mais comme un engagement à maintenir et à améliorer continuellement la qualité de vos formations.

Une fois le nouveau certificat en main, il est recommandé de continuer à surveiller régulièrement vos processus qualité, de réaliser des audits internes et de rester à l’affût des évolutions réglementaires et des bonnes pratiques dans le secteur de la formation.

Changer de certificateur pour l’audit de renouvellement : une option à considérer !

Il est important de noter que l’audit de renouvellement peut être réalisé avec un autre certificateur que celui qui a réalisé l’audit initial et l’audit de surveillance. Cette possibilité offre aux organismes de formation l’opportunité de comparer les offres et les conditions proposées par différents certificateurs, ce qui peut être avantageux en termes de coût ou de services supplémentaires offerts.

Toutefois, les tarifs des certificateurs sont généralement homogènes, mais il est toujours utile de vérifier les spécificités de chaque offre pour faire un choix éclairé.

Vous l’aurez compris, l’audit de renouvellement Qualiopi est une étape essentielle pour tout organisme de formation qui souhaite maintenir sa certification et continuer à bénéficier des avantages associés, comme l’accès aux financements publics. Une préparation rigoureuse, une bonne organisation des éléments de preuve, et une anticipation des délais sont les clés pour réussir cet audit avec succès. En suivant ces conseils, vous pourrez aborder l’audit de renouvellement sereinement et continuer à développer votre organisme de formation dans le respect des exigences du RNQ Qualiopi. N’oubliez pas que votre engagement qualité doit rester un levier de croissance et non une contrainte administrative.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’audit de renouvellement Qualiopi, n’hésitez pas à nous les poser en commentaire. Notre équipe est là pour vous accompagner tout au long de ce processus.