Qualiopi – Comment préparer votre audit de surveillance ?

Votre organisme de formation est certifié Qualiopi ? Félicitations, vous avez réussi avec succès la 1ère étape ! Mais ce n’est pas terminé, hors de question de se reposer sur ses lauriers. Plus qu’une certification, Qualiopi est un mode d’organisation dynamique à maintenir même après l’obtention du label. Penchons-nous sur l’audit de surveillance Qualiopi. 

Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

Aussi appelé audit de suivi, l’audit de surveillance est inscrit dans les textes relatifs au Référentiel National Qualité comme étant une étape majeure de votre démarche Qualité. Ainsi, c’est dès l’obtention de votre certification Qualiopi que vous devez commencer à vous préparer à cet audit. L’objectif de cet audit ? Continuer à faire évoluer et à améliorer les processus de votre activité de formation. Autrement dit, l’audit de surveillance permet de vérifier que le fonctionnement de votre organisme est le plus optimal possible et qu’il répond aux divers indicateurs du Référentiel National Qualité. Audit après audit, vous prendrez l’habitude de planifier vos actions, de les exécuter, de vérifier les résultats et de corriger les éventuelles erreurs. Contrairement à l’audit initial où l’on prêtait attention aux moyens mis en œuvre, l’audit de suivi favorise les résultats de ces moyens.

Quand se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

Selon les textes de référence, l’audit de surveillance se déroule entre le 14ème et le 22ème mois après l’obtention de votre certification Qualiopi. Néanmoins il existe quelques adaptations concernant les certifications obtenues avant le 1er Janvier 2021. En effet, en raison du contexte lié à la Covid-19, ces certificats ont une validité de 4 ans et l’audit de surveillance doit avoir lieu entre le 14ème et le 28ème mois après la délivrance du label.

Comment se passe l’audit de suivi ?

L’audit de suivi se déroule sur une demi-journée, voire un peu plus pour la VAE, l’apprentissage et l’exercice d’une activité sur plusieurs sites. Pour plus d’efficacité, nous vous recommandons d’apporter de manière express des éléments de preuve à votre auditeur. Ce dernier vous questionnera sur la mise en œuvre de vos processus lors d’un parcours de formation complet. Cet échantillonnage permet d’assurer la cohérence de votre organisme de formation en vérifiant notamment sa mise en place.

Si des non-conformités mineures ont été relevées lors de votre audit initial, la première chose qui sera vérifiée lors de votre audit de suivi sera la correction de ces non-conformités. L’auditeur reprendra donc les actions correctives pour vérifier la mise en œuvre des plans d’action. Attention, si vos non-conformités mineures n’ont pas été corrigées, elles se transforment en non-conformités majeures ce qui compromet votre certification.

Comment se préparer à l’audit de suivi Qualiopi ?

La première chose à faire pour se préparer à l’audit de surveillance Qualiopi est de prendre du recul pour se poser les bonnes questions : 

• Mon organisme de formation met-il en place les différents processus présentés pendant mon audit initial ?
• Les moyens mis en place sont-ils toujours conformes aux indicateurs du Référentiel National Qualité ?
• Les processus mis en œuvre quotidiennement sont-ils appliqués par toutes les personnes impliquées (équipe pédagogique interne ou externe, équipe support, direction…) ?
• Comment sont solutionnés les dysfonctionnements ?

N’hésitez pas à solliciter une personne extérieure à votre organisme de formation pour avoir un regard nouveau sur vos pratiques. Faites appel à des experts Qualiopi pour, par exemple, réaliser un audit blanc avant l’audit de suivi. A ce titre, Insyst vous accompagne dans la préparation de votre certification Qualiopi.

Plus concrètement, vous devez commencer à vérifier vos processus en plusieurs étapes : 

• Communiquer sur la démarche qualité : L’objectif ici est de mettre toute votre équipe au courant, d’impliquer toutes les parties qu’elles soient internes ou externes. Ainsi, lorsqu’il y a un dysfonctionnement, vous devez le faire remonter et le corriger pour que chacun puisse prendre note des améliorations opérées.
  
• Perpétuelle évolution de votre activité de formation : Parce que le secteur de la formation professionnelle est très évolutif, votre organisation risque également de changer. Une arrivée dans votre équipe, votre catalogue de formation évolue, un nouveau prestataire… Qu’importent les changements opérés, gardez en tête qu’ils doivent toujours respecter et surtout renforcer les pratiques Qualiopi.

• Surveiller son système de documentation : Pour préparer votre audit de surveillance au mieux, pensez à vérifier l’organisation de vos documents. La Gestion Electronique des Documents (GED) et l’archivage des différentes versions des documents vous permettront ainsi de démontrer l’adaptation de votre documentation en faveur de la démarche Qualité.
  
• Vision d’ensemble des actions correctives : Pour faciliter votre organisation, il est vivement recommandé de mettre en place un tableau de suivi et d’avancement des actions correctives. Élément central dans votre démarche Qualité, ce tableau permet de mettre le doigt sur les dysfonctionnements, de trouver des solutions, de mettre en place les solutions et de vérifier leurs impacts sur l’organisme de formation. Soyez stratégique et préparez un tableau organisé permettant de systématiquement remonter les dysfonctionnements, à une fréquence déterminée. Attribuez la gestion de ce tableau à un membre de votre équipe pour qu’il soit toujours à jour.
  
• Former ses équipes : Pour répondre à l’indicateur 22 sur la montée en compétences des collaborateurs, pensez à former vos équipes à la démarche qualité. Pour cela, activez leur plan de développement de compétences. OPCO, FAF… plusieurs modalités de financement existent selon votre statut.
  
• Toujours être à l’affût : Que ce soit dans le cadre juridique ou pédagogique, pensez à réaliser des veilles régulièrement pour vous mettre au courant des différentes évolutions du secteur. Webinaires, articles, réunions d’informations… tous les moyens sont bons pour s’informer.