La Version 8 du Guide de Lecture Qualiopi : ce qui change pour les organismes de formation

La date fatidique approche. Le 23 janvier 2024 marquera l’entrée en vigueur de la Version 8 du Guide de Lecture Qualiopi. Cette mise à jour, publiée le 23 novembre 2023 sur le site du Ministère du Travail, apporte des ajustements significatifs et des clarifications qui méritent l’attention de tous les dirigeants d’organismes de formation et formateurs.

Compléments du préambule de la V8 : distinctions et précisions

Le préambule de la Version 8 du Guide de Lecture Qualiopi introduit des éléments cruciaux pour la compréhension du processus d’audit. Il insiste sur la distinction claire entre l’audit de certification Qualiopi, qualifié de “processus”, et un simple contrôle réglementaire. Cette précision devrait guider les acteurs du secteur dans la préparation à leurs prochains audits.

Une innovation importante réside dans la non-exhaustivité des exemples de preuves mentionnés dans le guide. La conformité d’un prestataire ne repose plus seulement sur la présence ou l’absence de certains éléments spécifiques. Mais sur l’appréciation globale de l’auditeur concernant l’application des exigences du référentiel.

De plus, l’auditeur est désormais invité à prendre en compte les caractéristiques spécifiques de la formation (durée, type, certifiante ou non) pour évaluer la conformité. Cela permet ainsi une approche plus nuancée et adaptée à chaque contexte.

Nouveautés significatives : les 5 changements majeurs de la Version 8 à retenir

1. Les formations certifiantes en avant : La V8 met l’accent sur les formations préparant à des certifications professionnelles RS/RNCP, avec plus d’une dizaine d’indicateurs comportant des obligations spécifiques (Ind. 1, 3, 4, 5, 6, 8).

2. Une souplesse accrue pour l’indicateur 30 : Une amélioration bienvenue concerne l’indicateur 30 et sa collecte parfois complexe de l’appréciation des financeurs. La nouvelle version apporte une meilleure flexibilité à cet égard.

3. Indicateur 12 – gestion des abandons simplifiée : L’indicateur 12, portant sur la gestion des abandons, devient non applicable pour les prestations inférieures ou égales à 2 jours.

4. Les exigences spécifiques “CFA” précisées : Les exigences spécifiques pour les Centres de Formation d’Apprentis (CFA) sont plus détaillées, facilitant ainsi la conduite d’audit pour les indicateurs 10, 12, 14, 15 et 20.

5. Nouvel indicateur – FOAD renforce l’indicateur 19 : La Formation Ouverte à Distance (FOAD) est introduite en tant que nouvel élément renforçant logiquement les attentes de l’indicateur 19.

Enrichissement des exemples de preuves

La Version 8 s’accompagne également d’une volonté d’enrichir les exemples de preuves pour plusieurs indicateurs clés :

• Indicateur 12 : Les outils pédagogiques favorisant l’interactivité, la qualité de l’analyse de besoin, et des procédures de positionnement sont désormais précisés. Le périmètre d’application s’étend aux formations d’une durée supérieure à 2 jours.

• Indicateur 18 : Des exemples de preuves concernant la coordination (planning des intervenants, comptes-rendus de réunions d’équipes, relevés des échanges avec les intervenants externes) sont ajoutés.

• Indicateur 30 : En réponse aux difficultés dans la collecte des appréciations par les financeurs, des exemples de preuves variées sont maintenant inclus, offrant ainsi plusieurs options de validation.

Niveaux attendus redéfinis avec précision dans la Version 8 Qualiopi

La Version 8 clarifie aussi les niveaux attendus pour certains indicateurs :

• Dans l’indicateur 2, la notion de niveau de performance et d’accomplissement est remplacée par la nécessité de fournir une information chiffrée permettant de suivre les résultats de la prestation au regard des objectifs.

• L’indicateur 23 explicite la notion d’exploitation de la veille, mettant en avant la prise en compte de la veille par le prestataire et sa communication en interne.

• Les défis de l’indicateur 30 concernant la collecte des appréciations auprès des financeurs sont abordés, exigeant désormais une démonstration de la sollicitation des appréciations à une fréquence pertinente.

La Version 8 du Guide de Lecture Qualiopi n’apporte peut-être pas de révolution majeure, mais ses ajustements et clarifications offrent une base solide pour le maintien et l’amélioration des standards de qualité dans le domaine de la formation. Les organismes de formation et les formateurs sont donc invités à prendre connaissance de ces changements et à se préparer activement pour assurer leur conformité dès le 23 janvier 2024. La formation continue et l’adaptabilité seront les clés du succès dans ce nouveau chapitre de la certification Qualiopi.