Les outils de gestion de formation à avoir pour votre centre de formation

Gestion administrative et commerciale, bilan pédagogique et financier, démarche qualité, modules de formation personnalisés… L’organisation d’un centre de formation n’est pas toujours évidente ! Dans cet article, Insyst vous propose quelques outils de gestion idéaux pour faciliter votre organisation. 

Les outils de gestion, pour quoi faire ?

Que vous soyez dirigeant d’un organisme de formation ou formateur indépendant, la gestion de votre activité de formation peut prendre beaucoup de temps. Entre les formalités administratives et commerciales, les réglementations à respecter, les certifications à valider… pas toujours facile de s’y retrouver. D’où l’importance des logiciels et outils de gestion adaptés à votre activité. 

Quels sont les avantages d’un outil de gestion de la formation ?

En plus de faciliter votre quotidien en tant que gérant d’organisme de formation ou formateur indépendant, les logiciels de gestion ont également un rôle : 

• Juridique pour être en conformité auprès de la DREETS de votre région. Cela vous permettra ainsi de générer automatiquement des rapports comme le Bilan Pédagogique et Financier (BPF).

• Démarche qualité pour être référencé Datadock et certifié Qualiopi. En effet, grâce aux logiciels de gestion vous disposez de documents et de preuves administratives utiles à votre démarche qualité.

• Développement car en automatisant la gestion administrative de votre organisme de formation, vous vous laissez du temps pour développer votre activité de formation, pour conseiller vos clients…

Quels types de logiciels de gestion de formation utiliser ?

Pour répondre à la polyvalence d’un organisme de formation, différents types de logiciels peuvent vous être utiles en fonction de leurs fonctionnalités : 

• Pédagogie : car l’objectif premier d’un organisme de formation est de dispenser des formations professionnelles de qualité, la pédagogie joue un rôle primordial. Ainsi, vous devez disposer d’un logiciel offrant un espace digital à vos stagiaires pour favoriser le travail collaboratif. De plus, à la manière du e-learning, vous pourrez offrir la possibilité à vos apprenants de suivre des formations à distance et à leur rythme. Dans ce cas, l’apprenant aura un accès complet à la formation. Le suivi se fera en digital, sous forme de visioconférence ou par chat.

• Suivi commercial : pour vous y retrouver, votre logiciel doit être capable de recenser l’ensemble de vos actions de prospection, mais aussi la génération de devis, les relances automatisées… Ainsi avec un logiciel, vous avez une vision globale sur la gestion commerciale de votre organisme de formation.

• Calendrier : particulièrement important si vous dispensez des formations physiques, le calendrier permet une logistique irréprochable. En effet, il vous permet de ne commettre aucune erreur quant aux salles de formation disponibles, aux formateurs… Ainsi, vous avez une vue d’ensemble sur votre activité de formation.

• Administratif : la gestion administrative de votre activité de formation n’est-elle pas la partie la plus chronophage ? En choisissant de bons logiciels de gestion administrative, vous pourrez plus facilement gérer vos mails, les dossiers clients, les convocations, les demandes de prise en charge, la facturation, le planning…

Attention, tous les organismes de formation et formateurs indépendants sont différents. Ainsi, en fonction de la taille de la structure, des domaines d’activité… Le choix des outils de gestion est propre à chacun. C’est pour cette raison qu’il est important d’identifier vos besoins avant de faire un choix de logiciel.