Comment optimiser l’organisation de mon organisme de formation ?

Vous êtes un professionnel du secteur de la formation continue, dirigeant d’un centre de formation, consultant ou formateur indépendant et souhaitez optimiser l’organisation de votre activité ? Insyst vous donne quelques trucs et astuces !

L’importance de la gestion administrative d’un organisme de formation

La France est connue pour ses lourdes procédures administratives et le secteur de la formation professionnelle n’y échappe malheureusement pas. L’organisation d’un organisme de formation n’est donc pas chose facile. Depuis toujours, le marché de la formation continue compte de nombreuses contraintes administratives et réglementaires. En effet, la qualité des formations est rapidement devenue une priorité. Tous les organismes et centres de formation doivent respecter et fournir un certain nombre de documents à leurs stagiaires. Une bonne gestion administrative demande beaucoup de temps et de ressources humaines. Mais alors comment l’optimiser pour se concentrer sur l’essentiel et l’humain ?

Se digitaliser pour une meilleure organisation de son centre de formation !

Eh oui, avec la montée en puissance des nouvelles technologies, les tableaux Excel ne suffisent plus ! De nos jours, il est vivement recommandé d’utiliser un CRM. Ce Customer Relationship Management, que l’on peut traduire en français par “gestion de la relation client” n’est ni plus ni moins qu’un logiciel de gestion permettant de :

• Garder une trace des interactions avec vos clients,
• Suivre vos clients, 
• Fidéliser vos clients,
• Optimiser la performance de vos équipes,
• Améliorer le service,
• Prospecter efficacement…

Pour être efficace, votre base de données client doit recueillir l’ensemble des coordonnées, des préférences et de l’historique de vos clients et doit être mise à jour régulièrement. 

Avant de se lancer tête baissée dans le choix de votre CRM, il est important de vous poser les bonnes questions : quels sont mes besoins ? comment communiquer avec mes clients ? En mettant en place un CRM efficace, vous entamez la digitalisation de votre organisme de formation.

Utiliser des logiciels de gestion

Investir dans un logiciel de gestion c’est centraliser toutes les informations de votre centre de formation dans une seule et même solution informatique. A travers de multiples fonctionnalités, vous pourrez ainsi :

• Gérer les plannings de vos collaborateurs grâce aux agendas partagés,
• Connaître et satisfaire vos clients grâce à une plateforme de relation client,
• Gérer vos factures avec un module de facturation,
• Gérer votre masse salariale avec une partie RH…

Le logiciel de gestion doit être le plus ergonomique possible pour vous permettre de simplifier votre gestion et ainsi gagner du temps. Autre avantage, non négligeable, l’utilisation d’un logiciel de gestion vous permet de gagner en qualité. Ainsi, vous pourrez prouver la qualité de votre organisme de formation pour obtenir votre référencement Datadock et préparer sereinement votre certification Qualiopi.

Externaliser votre gestion administrative

Recueillir les éléments administratifs auprès des clients, rédiger les conventions de formation, effectuer les demandes de financement OPCO, sécuriser les paiements, archiver les dossiers de formation… Bref, la gestion administrative de votre organisme de formation vous prend beaucoup trop de temps ? Pensez à l’externalisation de vos services administratifs pour vous concentrer sur votre cœur de métier et sur le développement commercial de votre activité de formation ! 

La sous-traitance des tâches chronophages vous permet de vous concentrer sur l’acquisition de nouveaux clients ou la fidélisation vos clients actuels ! Gagnez en productivité et réduisez le risque d’erreur en nous confiant vos dossiers formation-clients, Insyst s’occupe de tout !

Quelles missions administratives externaliser ?

Pour optimiser les budgets formation de vos clients, il vous faudra prendre contact directement avec les financeurs, notamment les OPCO (anciennement OPCA). Parfois vous devrez vous occuper vous-même de la demande de prise en charge de votre client avant de la transmettre aux financeurs pour instruction. Dans le cas où vous optez pour la subrogation de paiement, vous devrez procéder à la demande du paiement auprès des financeurs et parfois les relancer plusieurs fois avant de recevoir le financement. 

En cas de contrôle de la DREETS (ex DIRECCTE) ou d’un OPCO, vous devrez prouver que vous appliquez une procédure qualitative pour chaque formation dispensée. Vous devrez également fournir un certain nombre de documents obligatoires comme : 

• Conventions,
• Contrat de formation,
• Programmes de formation, 
• Feuilles d’émargement,
• Attestation de fin de stage, 
• Évaluation des compétences de vos stagiaires…

Énergivores et chronophages, ces missions sans valeur ajoutée vous font perdre un temps précieux. Ce temps, vous pourriez l’investir dans :

• la qualité de vos formations,
• le suivi de vos stagiaires,
• ou même dans le développement commercial de votre activité !

La solution ? Externaliser ces missions administratives pour vous dégager du temps tout en répondant aux obligations du marché de la formation continue !