Non-conformités recensées pour votre certification Qualiopi, comment y répondre ?

Vous avez effectué votre demande de certification Qualiopi et avez reçu des “non-conformités” ? Insyst vous aide à y voir plus clair et vous donne des trucs et astuces pour répondre à ces non-conformités!

Qu’est-ce qu’une non-conformité lors d’un audit Qualiopi ?

Une non-conformité est un écart entre certains éléments de votre activité et un ou plusieurs indicateurs du référentiel national qualité. Autrement dit, Qualiopi comprend 32 indicateurs, tous assimilés à des exigences. Lorsque l’une des exigences n’est pas satisfaite, l’auditeur constatera une non-conformité. 

La différence entre les non-conformités mineures et majeures :

La non-conformité peut être mineure ou majeure :

• Les non-conformités mineures

Les indicateurs « mineurs » concernent les indicateurs 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30. Chaque organisme de formation dispose d’un crédit de 5 non-conformités. Cela signifie que si vous avez moins de 5 ou 5 non-conformités mineures, vous avez 3 mois pour les corriger. Pour y remédier vous devez mettre en place des actions correctives. Une fois ce délai passé, si les actions mineures restent non corrigées, elles seront automatiquement requalifiées en non-conformités majeures. Dans ce cas, vous devrez présenter un plan d’action dans les 6 mois suivant le second audit.

• Les non-conformités majeures

Les indicateurs dits « majeurs » concernent les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32. Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez obligatoirement les avoir validés. Si vous obtenez une non-conformité majeure, vous devez présenter un plan d’action et apporter des solutions immédiates pour les supprimer.

Dans ce cas, que fait l’auditeur ?

Durant votre audit, qu’il soit sur site ou à distance, votre auditeur peut remarquer un décalage par rapport aux exigences du référentiel national qualité. A ce moment-là, l’auditeur s’occupe de détailler précisément et de manière factuelle, ce que l’on nomme le constat d’audit et le risque lié. De cette façon, l’organisme de formation audité pourra comprendre ce qui n’a pas été et résoudre le problème par une proposition d’action corrective.

Comment traiter les non-conformités ?

Les organismes de formation audités ont tendance à se demander s’ils doivent recommencer à zéro en cas de non-conformité.  La réponse est non ! Le processus de traitement des non-conformités fait clairement partie de l’audit et est systématiquement réalisé par l’auditeur. 

Concrètement, à la fin de votre audit, l’auditeur s’occupe de vous envoyer un rapport d’audit comprenant tous les écarts constatés. L’auditeur rédige donc le libellé de l’écart et le classe en fonction du risque lié au respect ou non au référentiel national qualité : mineure ou majeure.

Réponse au rapport d’audit

Vous pouvez alors prendre des mesures pour corriger les problèmes : on parle d’actions correctives et de plan d’action. C’est à ce moment-là que vous devez, au travers d’un plan d’action, détailler les actions correctives, le délai de mise en place et les personnes concernées.

Validation de votre plan d’action par l’auditeur

L’auditeur réceptionne votre réponse émise pour éliminer les non-conformités et analyse la pertinence des actions correctives et valide ou non le plan d’action.