Externalisation gestion administrative
Externalisez votre gestion administrative en toute sérénité avec InSyst !
Gagnez du temps, réduisez les erreurs et concentrez-vous sur votre métier de formateur en délégant la gestion administrative de votre structure à InSyst.
Avec notre solution clé en main, InSyst prend en charge la gestion de vos dossiers clients. Confidentialité et sécurité des données garanties.
Votre gestion administrative est compliquée ?
Contactez-nous dès aujourd’hui pour simplifier votre gestion administrative et booster votre activité de formation !
Les défis de la gestion administrative dans le secteur de la formation professionnelle en France !
La France est connue pour ses lourdes procédures administratives et le secteur de la formation professionnelle n’y échappe pas.
Gérer un organisme de formation en termes de procédures administratives n’est pas une mince affaire.
Depuis toujours, le marché de la formation continue est soumis à des réglementations strictes qui nécessitent une attention particulière pour rester en conformité.
En effet, la qualité des formations est rapidement devenue une priorité.
Ne laissez pas la lourdeur administrative entraver votre croissance.
Faites confiance à InSyst pour alléger votre charge administrative et optimiser votre activité !
Les prestataires de la formation professionnelle se retrouvent souvent confrontés à une lourdeur administrative qui peut entraver leur productivité et leur croissance. La préparation et la gestion des dossiers clients, avec toutes les informations requises, peuvent être laborieuses et chronophages.
En effet, tous les organismes et centres de formation doivent respecter et fournir un certain nombre de documents à leurs stagiaires. Une bonne gestion administrative demande beaucoup de temps et de ressources humaines, comme par exemple le recrutement d’une assistante administrative.
Ce n’est pas tout, l’archivage et le suivi des documents administratifs (contrats, factures et justificatifs…) peuvent également devenir un véritable défi logistique.
Heureusement, il existe des solutions pour simplifier cette gestion, alléger votre charge administrative et optimiser votre activité : externaliser les tâches fastidieuses et chronophages sans valeur ajoutée !
Externalisation de la gestion administrative : La solution pour simplifier votre quotidien !
Recueillir les éléments administratifs auprès des clients, rédiger les conventions de formation, effectuer les demandes de financement OPCO, sécuriser les paiements, archiver les dossiers de formation…Bref, la gestion administrative de votre organisme de formation vous prend beaucoup trop de temps ?
Externalisez vos services administratifs à un cabinet de conseil spécialisé dans le secteur de la formation pour vous concentrer sur votre cœur de métier et sur le développement commercial de votre activité de formation !
Parce que “le temps c’est de l’argent”, sous-traiter vos tâches chronophages vous permettra de vous concentrer sur l’acquisition de nouveaux clients ou la fidélisation de vos clients actuels.
Gagnez en productivité et réduisez le risque d’erreur en nous confiant vos dossiers formation-clients, InSyst vous assure une gestion conforme et rigoureuse. En confiant votre gestion administrative à nos experts, vous bénéficiez d’une assurance quant à la confidentialité et à la sécurité de vos données.
Vous l’aurez compris, en externalisant la gestion administrative de votre organisme de formation, vous pouvez simplifier votre quotidien, vous conformer aux réglementations, réduire les erreurs et vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : offrir des formations de qualité.
Allégez le fardeau administratif de votre organisme de formation!
InSyst s’occupe du montage de vos dossiers clients et de l’archivage !
Quelles missions administratives externaliser pour optimiser votre activité de formation ?
Entre les interactions avec les financeurs tels que les OPCO, les demandes de prise en charge, les relances pour le paiement, et les obligations de documentation lors de contrôles, il est facile de perdre du temps qui pourrait être mieux utilisé pour améliorer la qualité des formations et développer votre activité commerciale.
Lorsque vous souhaitez optimiser les budgets formation de vos clients, il est essentiel d’interagir directement avec les financeurs, notamment les OPCO (ex OPCA).
Laissez InSyst s’occuper des demandes de prise en charge de vos clients, en communiquant directement avec les financeurs pour instruction, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la prestation de formation elle-même.
Dans le cas où vous optez pour la subrogation de paiement, il est souvent nécessaire de procéder à la demande de paiement auprès des financeurs et de les relancer plusieurs fois avant de recevoir le financement.
Cette tâche administrative fastidieuse peut être déléguée à InSyst. Nous nous chargeons de toutes les démarches liées au paiement, vous épargnant ainsi les relances répétitives et vous assurant un flux de trésorerie plus stable.
Les contrôles de la DREETS (ex DIRECCTE) ou des OPCO nécessitent de prouver que vous appliquez une procédure qualitative pour chaque formation dispensée.
Vous devez également fournir un certain nombre de documents obligatoires tels que des conventions, des contrats de formation, des programmes de formation, des feuilles d’émargement, des attestations de fin de stage ou encore des évaluations des compétences des stagiaires.
InSyst prend en charge la préparation et la gestion de ces documents, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l’essentiel.
Entre les tâches complexes telles que le montage de dossiers clients, l’archivage des documents et la conformité réglementaire, il est facile de se sentir submergé.
Énergivores et chronophages, ces missions vous font perdre un temps précieux que vous pourriez investir dans la qualité de vos formations, dans le suivi de vos stagiaires ou même dans le développement commercial de votre activité !
La solution ? Externaliser ces missions administratives pour vous dégager du temps tout en répondant aux obligations du marché de la formation continue !
L'accompagnement dans l’externalisation de votre gestion administrative !
InSyst a développé pour vous une prestation complète et sur-mesure afin de vous accompagner efficacement dans la gestion administrative de vos formations. Pour cela, notre forfait externalisation de vos dossiers formation-clients comprend :
Dans un premier temps, nous réalisons avec vous une analyse de votre activité afin d’évaluer ensemble les possibilités d’externalisation et d’optimisation de votre gestion administrative.
Ce diagnostic nous permettra de réaliser une étude et une estimation des budgets formation mobilisables pour la formation de vos clients.
Une fois le diagnostic de votre activité réalisé, nous vous proposons un plan d’action personnalisé avec une présentation des différentes étapes de votre organisation et des moyens que nous mettons à disposition de votre organisme de formation.
En fonction de vos besoins et tout au long du développement de votre activité, nous pourrons :
- Prendre contact avec vos clients en « marque blanche »,
- Recueillir toutes les informations et éléments administratifs nécessaires à la demande de prise en charge auprès de vos clients,
- Mettre en place des conventions de formation,
- Effectuer le montage des éventuelles demandes de financement OPCO pour vos clients,
- Prendre contact avec les financeurs, OPCO notamment, pour faciliter les demandes de financement de formation,
- Réaliser les demandes de financement pour vos clients,
- Sécuriser les paiements/remboursements auprès des clients et des financeurs,
- Centraliser, organiser, classer vos dossiers formations pour mettre en place et archiver tous vos documents administratifs conformément à la réglementation (conventions, contrats de formation, CGV, convocations, règlement intérieur, états de présence, questionnaires de satisfaction, attestations de fin de formation…)
Notre accompagnement pour l’externalisation de votre gestion administrative touche à sa fin.
Un dernier entretien téléphonique avec un expert en formation continue est réalisé pour clôturer votre accompagnement et vous permettre d’échanger concernant la suite de vos démarches.
N’hésitez pas à nous faire part de vos besoins de conseils et d’accompagnement dans le développement de votre organisme de formation !
Les avantages de déléguer votre gestion administrative à InSyst !
La gestion administrative peut être une charge lourde pour les dirigeants d’organismes de formation.
Heureusement, il existe une solution : externaliser votre gestion administrative à une équipe d’experts telle qu’InSyst :
Grâce à notre connaissance approfondie du secteur de la formation, notre équipe se tient constamment informée des réglementations en vigueur.
Nous vous garantissons ainsi une gestion administrative conforme aux exigences légales.
En déléguant les procédures administratives à InSyst, vous libérez du temps précieux pour vous concentrer sur les aspects stratégiques et opérationnels de votre organisme de formation.
Vous n’avez plus à vous soucier des tâches fastidieuses et chronophages liées à la gestion administrative, nous nous en occupons pour vous !
L’expertise d’InSyst vous garantit une gestion administrative précise et rigoureuse, minimisant ainsi les erreurs potentielles qui pourraient impacter votre activité.
La gestion administrative implique souvent la manipulation de données sensibles telles que les informations personnelles des clients et les documents confidentiels.
InSyst garantit la confidentialité et la sécurité de vos données, mettant en place des mesures rigoureuses pour protéger vos informations.
Chez InSyst, nous comprenons que chaque organisme de formation est unique. C’est pourquoi nous offrons des services personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques.
Vous bénéficiez d’une approche sur-mesure qui répond à vos attentes pour optimiser votre activité de formation !
En externalisant votre gestion administrative, vous bénéficiez d’une équipe dédiée qui se consacre entièrement à la gestion de vos procédures administratives.
Cela permet d’optimiser les processus, d’accélérer les délais et d’améliorer globalement l’efficacité de votre organisme de formation.
Externalisez votre gestion administrative
Contactez InSyst dès maintenant pour découvrir comment nous pouvons simplifier votre gestion administrative !
Questions fréquentes sur la gestion administrative de votre centre de formation
Quelles sont les procédures administratives auxquelles les organismes de formation doivent faire face ?
Les procédures administratives auxquelles sont confrontés les organismes de formation en France incluent la demande de prise en charge auprès des financeurs, la gestion des budgets formation, la préparation des documents obligatoires tels que les conventions, contrats de formation, feuilles d’émargement… ainsi que la conformité réglementaire et les contrôles administratifs.
Comment optimiser la gestion des budgets formation de mes clients ?
Pour optimiser la gestion des budgets formation de vos clients, vous devrez interagir directement avec les financeurs, notamment les OPCO, afin de comprendre les critères de prise en charge et les démarches à suivre.
Une bonne planification et une anticipation des demandes de prise en charge contribuent à une meilleure gestion des budgets.
Qu'est-ce qu'un OPCO et quel est son rôle dans les procédures administratives ?
Un OPCO (Opérateur de Compétences) est un organisme paritaire qui gère les fonds de la formation professionnelle.
Son rôle est d’accompagner les entreprises et les organismes de formation dans leurs démarches administratives, notamment en matière de prise en charge des formations et de financement.
Comment procéder à la demande de prise en charge auprès des financeurs ?
Pour procéder à une demande de prise en charge, vous devez généralement remplir un dossier comprenant des informations sur le client, la formation, les coûts associés… Ce dossier doit être soumis aux financeurs tels que les OPCO.
Il est important de se conformer aux exigences et délais spécifiques de chaque financeur lors de la soumission de la demande.
Quelles sont les obligations documentaires lors d'un contrôle de la DREETS ou d'un OPCO ?
Lors d’un contrôle de la DREETS (ex DIRECCTE) ou d’un OPCO, vous devez généralement fournir certains documents obligatoires tels que les conventions, les contrats de formation, les programmes de formation, les feuilles d’émargement, les attestations de fin de stage, les évaluations des compétences des stagiaires…
Ces documents servent de preuve de la qualité et de la conformité de vos formations.
Quels sont les avantages de l'externalisation des procédures administratives pour les organismes de formation ?
L’externalisation de vos procédures administratives vous permet de réduire la charge administrative de votre organisme de formation, de vous concentrer sur vos activités clés telles que la qualité des formations et le suivi des stagiaires, d’accéder à une expertise spécialisée, d’être conforme aux réglementations en vigueur, une meilleure efficacité opérationnelle et une réduction des risques liés à une gestion administrative inadéquate.
Quels sont les risques liés à une gestion administrative inadéquate pour un organisme de formation ?
Une gestion administrative inadéquate peut entraîner des retards de paiement, des litiges avec les financeurs, des non-conformités réglementaires, des pertes financières, des problèmes de trésorerie, une mauvaise réputation et une perte de clients.
Il est donc crucial de mettre en place des procédures efficaces et de s’assurer d’une gestion administrative de qualité pour éviter ces risques.
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