Actualités Qualiopi – l’impact de l’arrêté du 31 mai 2023 sur les organismes de formation !

Comme vous le savez, le secteur de la formation professionnelle est en constante évolution. Cette fois, il s’agit de l’arrêté du 31 mai 2023 relatif à Qualiopi qui vise à harmoniser les pratiques des organismes certificateurs, mais aussi des organismes de formation. On vous en dit plus !

Zoom sur l’arrêté du 31 mai 2023 relatif à Qualiopi !

Publié le 8 juin 2023, l’arrêté du 31 mai 2023 apporte quelques précisions sur la certification Qualiopi. Ce texte “portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation” a pour objectif d’homogénéiser les pratiques des organismes certificateurs comme des organismes de formation. Autrement dit, cet arrêté a un impact à la fois sur :

• l’audit initial Qualiopi,
• les règles d’affichage du certificat,
• l’audit de surveillance,
• le traitement des non-conformités.

Ces nouvelles mesures entreront en vigueur à partir du 1er septembre 2023. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons décortiqué ce texte pour vous.

Ce qui change concernant l’audit initial Qualiopi !

En plus de la longue liste des documents que vous devez fournir avant l’audit initial (Numéro Siren, statut juridique, coordonnées du dirigeant, description de l’activité, dernier BPF, organigramme…), vous devez à présent fournir une déclaration sur l’honneur datée et signée qui atteste que vous n’avez pas conclu de contrat avec un autre certificateur. Cette déclaration doit également indiquer que vous ne faites pas l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de 3 mois. Attention, en cas de fausse déclaration, vous risquez de voir votre Qualiopi refusé !

Durant l’audit initial, l’échantillonnage réalisé par l’auditeur devra impérativement être représentatif de l’activité de votre organisme de formation. Ce dernier ne vous est d’ailleurs pas communiqué avant l’audit. De plus, l’arrêté permet aux auditeurs de modifier la durée initialement prévue dans le contrat s’ils identifient de nouveaux éléments.
Enfin, après l’audit initial Qualiopi, l’organisme certificateur doit vous fournir un rapport d’audit où il indique l’échantillonnage des actions effectuées par catégorie d’action. Ce support d’enregistrement d’audit comprend également la raison du choix d’un tel échantillonnage.

Du nouveau en termes d’affichage de la marque Qualiopi !

L’arrêté stipule que l’organisme certificateur doit systématiquement vérifier que le Numéro d’enregistrement de votre déclaration d’activité est bien valide. Pour cela, il suffit aux certificateurs de checker la liste publique des organismes de formation sur le site data.gouv.fr. Dorénavant, en plus des informations qu’il comporte déjà, le certificat Qualiopi doit inclure la référence du programme de certification, l’adresse du certificateur ainsi que son numéro SIREN. 

Au niveau de l’utilisation de la marque Qualiopi aussi il y a du changement. Dorénavant, vous devrez afficher le certificat Qualiopi dans vos locaux comme sur votre site web. Vous n’avez pas de site internet ? Dans ce cas, vous devez fournir la copie de votre certificat Qualiopi à l’ensemble de vos clients (candidats, stagiaires, apprentis…) et partenaires (financeurs…) qui le réclament. Attention, si ce point n’est pas respecté, cela peut faire l’objet d’une non-conformité majeure lors de l’audit de suivi Qualiopi.

L’arrêté du 31 mai agit également sur l’audit de surveillance Qualiopi !

Les organismes certificateurs sont maintenant tenus de récolter certains documents avant l’audit de surveillance. Il s’agit notamment des informations utiles à l’actualisation de vos données administratives comme les coordonnées du dirigeant, l’organigramme à jour de votre structure ou encore l’adresse où votre organisme est établi. Les certificateurs vous demanderont également une description de vos activités de formation, ainsi que votre dernier bilan pédagogique et financier (BPF) pour déterminer la durée de l’audit. 

L’ensemble des indicateurs ne seront pas audités. Les organismes certificateurs passeront au minimum les indicateurs suivants : 

• Les non-conformités relevées lors de l’audit initial,
• Les indicateurs 1, 3 (si applicable), 4,  5, 6, 7 (si applicable), 10, 11, 16 (si applicable), 17, 19, 21, 22, 26, 27, 31, 32
• Les indicateurs 14,15, 20 et 29 pour les Centres de Formation d’Apprentis (CFA)
• Les indicateurs 8, 9, 13, 18, 23, 30 pour les organismes de formation ayant bénéficié de conditions aménagées lors de l’audit initial.

Comment sont traités les non-conformités depuis l’application de l’arrêté du 31 mai 2023 ?

Dorénavant, les organismes de formation ont un mois pour lever les non-conformités majeures. Si aucune action corrective n’a été mise en place, le certificateur notifie le refus de certification. Vous devrez alors attendre 3 mois à partir de cette date pour faire une nouvelle demande Qualiopi. Contrairement à  toutes les autres mesures, celle-ci est applicable depuis le 9 juin 2023.

Précisions sur le cas des nouveaux entrants !

Sont considérés comme nouveaux entrants, les prestataires d’actions concourant aux développement des compétences dans leur première année d’activité ainsi que les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui entame une activité sur un nouvelle catégorie d’actions. En tant que nouvel entrant, l’audit de surveillance durera une demi-journée supplémentaire.

Du nouveau en termes de transfert de certificat !

L’arrêté stipule que le transfert de certificat n’est possible qu’auprès d’un organisme certificateur accrédité. Autrement dit, si vous souhaitez transférer votre certificat auprès d’un certificateur non accrédité, vous devrez repasser l’audit initial. Contrairement à  toutes les autres mesures, celle-ci est applicable depuis le 9 juin 2023.

Extension Qualiopi : ce qui change !

Vous avez déjà obtenu votre certification Qualiopi pour certaines actions mais depuis vous avez étendu le périmètre de vos actions ? Vous devez alors passer par un audit d’extension pour conserver votre Qualiopi. Dorénavant, vous devez fournir votre dernier BPF pour demander cette extension. Pour les organismes multi-sites, l’échantillonnage de votre demande d’extension, comme l’ajout de nouveaux sites au certificat Qualiopi, sera effectuée sur les sites concernés.