Comment rédiger une convention de formation ?

Dans le monde professionnel actuel, les entreprises sollicitent fréquemment des organismes de formation pour développer les compétences de leurs employés. Une étape cruciale de cette collaboration est la mise en place d’une convention de formation, un contrat qui régit les relations entre le prestataires de formation (organisme de formation, formateur indépendant…) et l’acheteur (entreprise, salarié, demandeur d’emploi…). Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est une convention de formation, son utilité, les mentions obligatoires qu’elle doit contenir, ainsi que les obligations et sanctions liées à son respect.

Concrètement, qu’est-ce qu’une convention de formation ?

La convention de formation ou contrat de formation, établie conformément à l’article L.6111-1 du Code du Travail, joue un rôle important dans la contractualisation des actions de formation professionnelle. En effet, il s’agit du contrat qui lie un organisme de formation à un acheteur, généralement une entreprise cherchant à former ses employés. Autrement dit, ce document définit clairement les conditions de la prestation de formation ainsi que les règles à appliquer en cas de litige. Établie en 2 exemplaires datés et signés, la convention agit comme justificatif à l’employeur au titre de sa participation obligatoire au financement de la formation professionnelle continue.

Document type proposé par la DREETS

Que doit comporter la convention de formation ?

Il n’existe aucun document type officiel. Par contre, l’article D.6353-1 du Code du travail indique les mentions obligatoires que doit comporter cette convention de formation. Elles concernent les actions de formation financées par les opérateurs de compétences, les commissions paritaires interprofessionnelles, l’Etat, les régions, France Travail (ex Pôle Emploi) et le fonds de développement pour l’insertion professionnelle des handicapés :

1. Informations sur les deux parties :
   • Nom et numéro d’enregistrement de l’organisme de formation.
   • Nom et/ou raison sociale des deux parties, avec le nom du représentant légal.
     
2. Informations générales sur la formation :
   • Intitulé de la formation, objectifs, contenus, méthodes, dates, durée, lieu, noms et fonctions des personnes formées.
   • Modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action (contrôle des connaissances, délivrance d’une attestation, certificat ou diplôme…),
   • Possibilité d’ajouter le programme en annexe.
     
3. Modalités de règlement:
   • Coûts unitaires, frais annexes (restauration, hébergement) calculés en fonction du nombre de stagiaires.
   • Modalités de règlement (mentionner les financements publics éventuels),
   • Ajout de la TVA si applicable, avec paiement à réception de la facture.
     
4. Dédits et différends :
   • Conditions d’annulation et de remboursement.
   • Actions envisagées en cas d’inexécution de la part de l’organisme de formation ou de l’employeur avant tout recours en justice, 
   • Tribunal compétent en cas de litige.

La deuxième partie de l’article D6353-1 du Code du Travail affirme que les actions de formation financées par la Caisse des Dépôts et Consignations et mises en oeuvre dans le cadre du Compte Personnel de Formation (CPF), “les conditions générales d’utilisation du service dématérialisé mentionnées à l’article L. 6323-9 tiennent lieu de la convention pour le prestataire et le titulaire du compte”.

Obligations liées à la convention de formation :

La convention de formation n’est pas toujours obligatoire, mais elle est requise dans des cas spécifiques tels que les conventions pluriannuelles, contrats d’alternance, bilans de compétences, et formations liées à une validation d’acquis d’expérience. La signature de la convention par toutes les parties concernées est essentielle, notamment dans le cas de financement par un opérateur de compétence.

En l’absence de cette convention, les renseignements doivent être présents sur les bons de commandes ou factures en lien avec l’action.

Sanctions en cas de non-respect des obligations :

Les organismes de formation doivent se conformer aux obligations administratives et comptables, sous peine de sanctions. Les contrôles portent sur les moyens financiers, techniques et pédagogiques, exigeant des justificatifs tels que les attestations de présence. Les manquements peuvent entraîner des amendes, pouvant aller jusqu’à 4 500 €, en cas de non-respect des obligations administratives et comptables.