Les outils indispensables pour les centres de formation

Les méthodes d’apprentissage ne cessent d’évoluer avec le temps et l’actualité. On parle de période estivale, période COVID, digitalisation ou mise en conformité Qualiopi. Si vous êtes formateur ou dirigeant d’organisme de formation, vous devez être à la page des dernières innovations et adapter votre pédagogie grâce à de nombreux outils à disposition. Alors quels sont les outils indispensables pour les organismes de formation ? Nous vous décrivons ici les meilleurs logiciels de gestion et les accessoires pédagogiques essentiels qui permettront à vos élèves d’apprendre encore plus efficacement. 

L’organisation : le maître mot de tout organisme de formation

Gestion administrative, création de documents, marketing et communication, prospection, prise de rendez-vous… diriger un centre de formation ne se limite pas au simple fait de dispenser une formation. Que ce soit en présentiel ou à distance, vous devez prendre l’habitude de préparer et d’organiser votre structure. Pour cela, vous pouvez utilisez :

• Google Agenda permet de respecter les délais fixer pour chacun de vos projets, mais aussi de gérer votre emploi du temps d’une main de maître. Ainsi tout sera fait à temps et vous n’oublierez plus jamais aucun rendez-vous.
  
• Des outils de cartes mentales pour mettre à plat toutes vos idées, que ce soit des idées de formation, des moyens de communiquer efficacement, des façons d’optimiser le développement de votre structure… Vous pouvez par exemple utiliser Lucidchart pour créer des mind mapping en ligne en deux temps trois mouvements. Petit tips : pensez à faire valider vos nouvelles idées par vos collaborateurs, vos partenaires et mêmes vos clients en utilisant des questionnaires simples et rapides (ex : Google Form)
  
• L’outil de collaboration visuelle Trello qui vous permet de gérer gratuitement tout vos projets. Vous pourrez ainsi avoir, vous et votre équipe, une vue d’ensemble sur tous les projets à venir, en cours et réalisés. Trello vous permet également d’attribuer une tâche à chaque collaborateur pour que tout le monde puisse s’y retrouver d’un simple coup d’oeil.
  
• L’incontournable Google Drive pour stocker, rédiger, créer et partager votre travail d’un simple clic. Tous vos documents sont donc accessibles où que vous soyez et sur n’importe quel support.

L’objectif des outils pédagogiques 

Pourquoi utiliser un support pédagogique ? 

Les supports ou outils pédagogiques sont des moyens éducatifs mis en œuvre par le formateur pour faciliter l’apprentissage de l’élève dans le domaine spécifique. En effet, un outil pédagogique a pour but d’optimiser l’efficacité de la formation dispensée. Cependant, il doit aussi faciliter les échanges avec et entre les apprenants. Le support permet au formateur d’illustrer un exposé et d’animer un cours afin de faciliter l’acquisition de nouvelles connaissances pour las apprenants. 

Ces outils sont spécifiques et doivent être choisis en fonction du projet pédagogique. 

Ils ont 3 objectifs principaux : 

• L’information ; 
• L’acquisition de nouvelles compétences ;
• La mise en situation des cours. 

Les catégories d’outils indispensables pour les centres de formation

Depuis quelques années, on constate une forte digitalisation, entraînée par l’émergence des formations à distance. Les technologies innovantes dans le domaine de l’information et de la communication constituent désormais les nouveaux supports pédagogiques. 

Tout au long de vos formations, vous êtes parfois amené à utiliser plusieurs supports pédagogiques au cours de la même session. 

Les différentes catégories de supports : 

• Les outils de présentation : Ces supports vont vous servir pour articuler votre formation et donner une structure hiérarchique aux informations. L’utilisation est simple, les élèves doivent cliquer sur « suivant » pour faire défiler les diapositives. On peut citer comme support classique PowerPoint et Prezi, qui fonctionnent très bien ;  

• Les vidéos : Les vidéos sont très courantes. Elles servent à mettre en image un élément précis étudié pendant une session de formation. Camtasia est un excellent logiciel pour capter une présentation interactive et l’intégrer à un module de cours ;

• Les supports physiques : Ils constituent les objets, différents matériels comme par exemple les maquettes ;

• Les outils e-learning : Les outils e-learning servent à créer des modules de formation. On peut citer iSpring pour créer des cours e-learning, Elucidat pour les formations digitales, ou encore Articulate 360 si vous envisagez des formations 100 % sur mesure ;  

• Les supports ludiques : Afin de maintenir la motivation des apprenants, les jeux de formation sont essentiels. Ils peuvent se caractériser par des jeux de rôle, des mises en situation, etc. 

Les logiciels de gestion pour votre centre de formation

Parmi les outils indispensables pour les centres de formation, on peut intégrer les logiciels de gestion. Les attentes de ce type de programme sont multiples. Il peut permettre de : 

• Gérer ses coûts de gestion ;
• Ne pas s’éparpiller dans l’administratif : Grâce à l’automatisation et aux tableaux de bord, les logiciels de gestion vous soulagent administrativement ; 
• Valoriser la formation : Un outil de qualité va aider pour l’inscription au Datadock ou pour obtenir la certification Qualiopi ;
• Digitaliser votre formation : De nombreux outils peuvent vous aider à digitaliser votre formation, votre gestion ou les processus. 

Si certains logiciels sont sectorisés par domaines spécifiques, d’autres sont généralistes, accessibles pour tous. 

Avant d’opter pour un logiciel de gestion, vous devez prendre en considération : 

• Son évolution : Est-il adaptable aux évolutions légales ? Pour rester en adéquation avec les derniers changements de la loi, pensez à opter pour un logiciel avec une bonne fréquence de mise à jour ; 
• Son intégration : Choisissez un logiciel qui s’intègre à vos logiciels existants. Ensuite, préparez une liste des services que vous utilisez déjà afin d’éviter les doublons de fonctionnalité ; 
• Sa facilité d’utilisation : Attention à ne pas vous retrouver avec un logiciel qui dépasse vos aptitudes informatiques. Cependant, vous pouvez également voir avec un professionnel ou un éditeur si il a la possibilité de vous former sur ledit logiciel. De plus, il doit être facile à prendre en main pour vos apprenants. Vérifiez bien l’interface d’utilisation du côté client pour les logiciels possédant ce type d’interface. 

Vous trouvez en ligne tous les logiciels de gestion dont vous pouvez avoir besoin. N’hésitez pas à lire les comparateurs et gardez à l’esprit que tous ces logiciels sont spécifiques en fonction de votre domaine et de votre utilisation.