Fonctionnement de l’audit Qualiopi

Qualiopi a été mis en place pour garantir une qualité dans le secteur de la formation continue. 32 indicateurs qualité sont listés dans le référentiel national qualité. Ultime étape pour obtenir sa certification Qualiopi : l’audit initial puis l’audit de surveillance. Penchons-nous un peu plus sur ces deux audits !

Concrètement, qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?

Un audit Qualiopi est une prestation d’évaluation objective réalisée par un auditeur agréé. L’audit Qualiopi permet d’analyser les éléments, les faits et les preuves établies d’un organisme de formation. L’objectif est de s’assurer que le processus en place chez l’audité est conforme aux exigences du référentiel national qualité. L’audit se base uniquement sur les documents présentés, les entretiens et les observations le jour de l’audit. L’auditeur procède à un échantillonnage suffisamment représentatif de ces éléments pour établir un rapport qui sera transmis à l’organisme certificateur. Par la suite, un comité de décision statuera sur l’obtention de la certification Qualiopi ou non.

Certification Qualiopi : audit initial et audit de surveillance

Pour obtenir sa certification Qualiopi, vous devez réaliser deux audits. Le premier se nomme “l’audit initial” et détermine l’obtention ou non de la certification. Depuis juillet 2020, l’audit initial Qualiopi peut être réalisé à distance. Dès 2022, cet audit aura lieu sur site, en présentiel. Le second, appelé “audit de surveillance” vérifie la continuité du travail de qualité accompli lors de l’audit initial.

Comment se passe l’audit Qualiopi ?

Comme indiqué précédemment, l’audit Qualiopi a pour objectif de vérifier la conformité des organismes de formation à répondre aux exigences du référentiel national qualité qui lui sont applicables parmi les 7 critères et 32 indicateurs. Attention l’audit Qualiopi n’est en aucun cas une prestation de conseil. Les auditeurs ne sont pas là pour vous conseiller mais plutôt pour vérifier votre conformité, en instaurant un climat d’échange professionnel et de confiance.

Préparation avant l’audit

Avant l’audit, vous aurez le temps de vous préparer et de réunir les éléments de preuve à fournir et les réponses potentielles. Pour cela, n’hésitez pas à consulter le référentiel officiel Qualiopi ou à vous faire accompagner par des professionnels. Forte de son expérience de plus de 400 accompagnements Qualiopi, l’équipe Insyst vous propose un accompagnement Qualiopi unique et 100% personnalisé pour vous garantir l’obtention de votre certification Qualiopi en 6 semaines pour une prestation complète, ou en 3 jours pour la version express !

Le Jour-J de l’audit Qualiopi

Vous avez la possibilité de réaliser l’audit sur site ou à distance.

1. Réunion d’ouverture

Cette première phase de l’audit permet de poser les bases de votre audit. L’auditeur se présente, et donne la parole aux audités pour présenter leurs activités. Il prend ensuite le temps de rappeler le contexte de l’évaluation, les enjeux, les différents délais à respecter… L’auditeur va créer un climat de confiance tout en démontrant la valeur ajoutée de l’audit en toute objectivité, transparence et indépendance. 

2. L’évaluation des indicateurs

L’auditeur procède ensuite à l’évaluation de la conformité de vos processus par rapport aux exigences du référentiel national qualité. L’objectif est de répondre, pour chaque indicateur, au niveau attendu. Au travers de sa grille d’audit, il va poser des questions généralistes et évaluer votre réponse. Environ 5 jours après votre audit, vous recevrez le rapport d’audit qu’a rédigé l’auditeur. Vous y trouverez l’ensemble des indicateurs conformes et non-conformes avec des explications claires et factuelles pour une compréhension simplifiée.

3. La réunion de clôture

A la fin de l’évaluation, l’auditeur synthétise les différents éléments rédigés dans sa grille d’audit. Il prépare la dernière étape de l’audit, à savoir la réunion de clôture. Cette réunion a pour objectif de présenter les constatations et les conclusions de l’audit. On va y retrouver les indicateurs conformes et non-conformes ainsi que les délais à respecter dans le cadre du traitement des non-conformités.

Après l’audit Qualiopi

Traitement des non-conformités éventuelles

Dans le cas où des non-conformités sont émises par l’auditeur, vous devez proposer un plan d’action et des actions correctives permettant de contrer ces non-conformités. Puis, vous devrez transmettre les éléments de preuve à votre auditeur. Attention à bien respecter les délais fixés par la réglementation, à savoir 3 mois pour les non-conformités majeures et 6 mois pour les mineures. En cas de non-respect des délais de réponse, l’audit initial serait à repasser.