Pourquoi une bonne gestion administrative est essentielle au succès d’un organisme de formation ?

Les organismes de formation sont soumis à des règles administratives de plus en plus strictes. Entre la certification Qualiopi, la gestion des financements et les obligations légales, les responsables de formation doivent jongler avec de nombreuses tâches complexes et chronophages. Face à cette réalité, le besoin en compétences administratives spécifiques n’a jamais été aussi grand. Pourtant, recruter une assistante de formation qualifiée est un véritable défi. La solution ? Se former à la gestion administrative d’un organisme de formation, avec notre formation certifiante et éligible au CPF !

Des exigences réglementaires de plus en plus strictes

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés (OPCO, France Travail, Régions, CPF…). Cette certification impose une rigueur au quotidien dans la gestion administrative : suivi des dossiers, évaluation de la qualité, traçabilité des formations…

Ajoutons à cela les nouvelles exigences des financeurs (OPCO, CPF, France Travail), qui demandent de plus en plus de preuves de qualité et de conformitéavant d’accorder des financements. Les contrôles sont fréquents, et une mauvaise gestion administrative peut entraîner le refus de financements essentiels à la pérennité de votre activité de formation.

Une gestion administrative qui devient un véritable casse-tête

Gérer un organisme de formation ne se limite pas à dispenser des cours à vos apprenants. La charge administrative est immense et quotidienne :

• Inscription et suivi des apprenants,
• Montage et suivi des dossiers de financement,
• Conformité avec Qualiopi et autres normes réglementaires,
• Gestion des relations avec les OPCO, France Travail et autres financeurs,
• Organisation logistique des formations,
• Veille réglementaire pour anticiper les changements,

Sans une organisation rigoureuse et des compétences spécifiques, ces tâches peuvent rapidement devenir ingérables.

Les assistantes de formation, piliers indispensables de votre structure

Les assistantes de formation jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d’un organisme de formation. Véritables chevilles ouvrières, elles assurent : 

• La gestion quotidienne des dossiers administratifs,
• La relation avec les financeurs,
• L’organisation logistique des formations,
• Etc…

Grâce à leur expertise, elles permettent aux formateurs et responsables pédagogiques de se concentrer sur leur cœur de métier : la transmission des savoirs. Sans une assistante qualifiée, un organisme de formation risque rapidement d’être submergé par les exigences administratives et de perdre en efficacité.

Difficile de trouver une assistante de formation qualifiée

Recruter une assistante de formation compétente est de plus en plus compliqué. Le marché manque de profils formés aux spécificités des organismes de formation, et les employeurs peinent à trouver des personnes capables de maîtriser toutes les exigences administratives et financières du secteur. 

Une erreur dans un dossier de financement ou un retard dans la mise en conformité Qualiopi peut avoir des conséquences majeures sur la viabilité d’un organisme. C’est pourquoi il est important de disposer de personnel formé et qualifié. La solution ? Une formation certifiante pour maîtriser la gestion administrative d’un organisme de formation.

Pourquoi former une assistante traditionnelle peut être un pari risqué

Embaucher une assistante administrative classique et la former progressivement aux exigences du secteur de la formation peut sembler être une bonne idée. Cependant, cette approche prend beaucoup trop de temps : il faut des semaines, voire des mois, avant qu’elle maîtrise les spécificités réglementaires, la gestion des financements et les processus Qualiopi. Pendant ce temps, votre organisme court le risque d’erreurs coûteuses et de ralentissements dans votre activité. Une assistante non formée peut involontairement compromettre l’accès aux financements et engendrer des blocages administratifs évitables.

Face à ce constat, se former à la gestion administrative d’un organisme de formation devient indispensable. C’est exactement ce que propose InSyst avec sa formation certifiante, éligible au CPF.

Pourquoi suivre la formation d’InSyst ?

Cette action de formation 100% en distanciel et synchrone vous permettra d’acquérir les connaissances et compétences pour formaliser et mettre en œuvre la gestion administrative de votre organisme de formation.

• Une formation certifiante reconnue : Elle atteste d’une véritable expertise, un atout de poids sur le marché de l’emploi. Cette formation est inscrite au registre des compétences et habilitation auprès de France Compétences sous le n° RS6711- Date d’échéance 19/07/2026 – Organisme Certificateur : Formités.
  
• Des compétences concrètes et directement applicables : Montage des dossiers de financement, Mettre en place les procédures administratives, gestion administrative, publication de l’offre de formation sur les outils indispensables, suivi satisfaction et insertion, Réaliser le suivi des 32 indicateurs Qualiopi, accueil des candidats à la formation…
  
• Une formation éligible au CPF : Financement OPCO possible ou via votre Compte Personnel de Formation.
  
• Un programme adapté aux réalités du secteur : Conçu par des experts de la formation professionnelle pour une formation qui répond aux exigences du milieu de la formation.
  
• Un accompagnement pratique et personnalisé : Cas pratiques, mises en situation réelles, support pédagogique complet.

Ne laissez pas la gestion administrative freiner votre développement

Ne perdez plus de temps à essayer de tout gérer seul(e) ou à chercher en vain une assistante de formation qualifiée.

Avec la formation certifiante et éligible au CPF d’InSyst, assurez-vous de maîtriser toutes les compétences nécessaires pour optimiser la gestion de votre organisme de formation.

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